Wniosek o dofinansowanie

1. Czy w przypadku składania projektów symetrycznych przez partnerów projektu, wnioski powinny być złożone do tego samego działania programu?

W przypadku projektów symetrycznych podobne działania realizowane są po obu stronach granicy w ramach oddzielnych projektów - projekty symetryczne powinny być złożone do tych samych działań.

2. W jakim języku/językach powinna być podpisana deklaracja partnerstwa dołączana do wniosku?
Deklaracja stanowi integralną część wniosku (wzór w języku angielskim) tabelę należy wypełnić w języku narodowym, jednakże treść deklaracji będzie po angielsku

3. Czy umowa grantowa jest zawierana w języku składania wniosku czy w j. angielskim? A tym samym czy sprawozdawczość ma być prowadzona w języku składania wniosku czy w j. angielskim?
Umowy o dofinansowanie będą zawierane w języku angielskim zgodnie z Załącznikiem E do wytycznych dla wnioskodawców. Zamieszczone na stronie internetowej programu wersje umowy w językach narodowych mają charakter wyłącznie informacyjny. Sprawozdawczość z realizacji projektu będzie prowadzona w języku angielskim.

4. Jeśli jedna z rubryk wniosku nie dotyczy wnioskodawcy czy należy tam wstawić: "nie dotyczy" czy zostawić nie wypełnione?
W przypadku gdy dana rubryka nie ma zastosowania w odniesieniu do wnioskodawcy - prosimy o wstawienie "nie dotyczy".

5. Czy należy dołączyć jako dodatkowy załącznik oświadczenie partnera wiodącego/partnera projektu, że pojazd zakupiony w ramach projektu będzie wykorzystywany tylko w związku z realizacją projektu i dla osiągnięcia jego celów oraz z pożytkiem dla obszaru wsparcia?
Wymogi naboru nie przewidują odrębnego załącznika. Proszę pamiętać, iż w Programach EISP nie praktykuje się zakupu samochodów dla np. podróży służbowych w ramach projektu. Wydatkiem kwalifikowalnym w ramach odbywanych podróży służbowych może być natomiast wydatek związany z leasingiem operacyjnym samochodu (czysta rata leasingowa), jego wynajmem (koszty najmu) lub bieżącymi wydatkami wynikającymi z użytkowania samochodu (np. paliwo, którego zużycie na cele projektu udokumentowane będzie ewidencją przebiegu pojazdu i fakturą). Wydatki w projekcie muszą być efektywne oraz muszą służyć wyłącznie celom projektu i być poniesione wyłącznie w okresie jego trwania.

6. W IV pkt. wniosku w liście sprawdzającej wymieniane są: 2. Deklaracja wnioskodawcy i 3. Deklaracje Partnerskie.
Czy Deklaracja Partnerska powinna być sporządzona jako jedna Deklaracja dla wszystkich partnerów i wszyscy (czyli Partner Wiodący i Partnerzy Projektu) podpisują się pod nią? Czy może każdy (Partner Wiodący oraz Każdy z Partnerów Projektu) sporządzają swoje oddzielne Deklaracje i pod nimi się podpisują?
Każdy z partnerów łącznie z partnerem wiodącym podpisuje oddzielną deklarację partnerską.

7. Kto powinien potwierdzić "za zgodność z oryginałem" załączniki partnera?
Czy partner projektu potwierdza za zgodność swoje dokumenty a partner wiodący - potwierdza za zgodność swoje dokumenty, czy może wszystkie załączniki niezbędne do dołączenia do wniosku (partnera projektu i partnera wiodącego) potwierdza za zgodność partner wiodący?
Kierownik jednostki partnera lub osoba przez niego upoważniona. Proszę pamiętać, iż wszystkie strony wniosku oraz załączniki muszą być również parafowane partnera wiodącego.

8. W jakim języku powinny być sporządzone/wypełnione załączniki partnera projektu?
Dokumenty statutowe, finansowe oraz zaświadczenia wydane przez organy władzy mogą pozostać w oryginalnej formie.

9. Formularz wniosku (załącznik A) jest plikiem PDF, czy jest dostępny w pliku WORD?
Plik PDF w wersji polskiej jest zamieszczony na stronie tylko dla celów informacyjnych. Państwo są zobligowani do wypełnienia angielskiej wersji wniosku (dostępnej w wersji Word) w języku narodowym.

10. Do jakiego dokumentu odwołuje się przypis 4 (paragraf 2.3 w rozdz. II ...?) zamieszczony na stronie 8 "Wniosku o dofinansowanie"?
Jest to błędny przypis, którego nie powinno tu być. Wniosek o dofinansowanie został opracowywany na podstawie standardu PRAG - w którym paragraf 2.3 rozdział II istnieje ale w przypadku naszego wniosku przedmiotowy paragraf został wykasowany. Prosimy nie stosować się do tego przypisu.

11. Załącznik C - matryca logiczna, pytania:
- w jakim języku ma być wypełniona?
- ile stron jest przewidziane na opis?
Załącznik C należy wypełnić w języku, w którym wypełniany jest wniosek.
Nie ma z góry ustalonego ograniczenia co do maksymalnej liczby stron tego załącznika.

12. Co oznacza sformułowanie, że każda strona wniosku aplikacyjnego powinna być zaparafowana? Kto powinien zaparafować każdą stronę? Czy to sformułowanie oznacza, że na każdej stronie powinien się znaleźć podpis?
Każda strona wniosku aplikacyjnego powinna być zaparafowana przez przedstawiciela władz jednostki partnera wiodącego (wymienionego w dokumentach rejestracyjnych jednostki jako osoba upoważniona do jej reprezentowania, np. w KRS) lub przez osobę przez niego upoważnioną - tę samą, która podpisuje wniosek o dofinansowanie.

13. Z informacji wynika, ze wniosek ma być złożony w języku angielskim, ale na szkoleniu we Lwowie powiedziano, ze można go również złożyć w jednym z języków narodowych? Prosiłbym o potwierdzenie konkretnego wymogu - w jakim języku musi być złożony wniosek?
Formularz wniosku w języku angielskim powinien zostać wypełniony w jednym z języków narodowych, ze streszczeniem w języku angielskim (Załącznik D Wytycznych dla Wnioskujących o dofinansowanie).

14. W "Wytycznych dla wnioskodawców" jest napisane, iż do wniosku powinna być dołączona deklaracja partnerska. Czy ta deklaracja powinna być sporządzona zarówno w języku polskim jak i w języku partnera? Jakie elementy powinny się znaleźć w tej deklaracji? Czy jest to odrębny dokument od umowy partnerskiej?
Wniosek jest w języku angielskim i wypełniany w językach narodowych. Deklaracja partnerska, jako cześć wniosku, jest wypełniana w jednym z języków narodowych. Jeśli zaistnieją problemy z przetłumaczeniem nazw instytucji na język, w którym składany jest wniosek, mogą Państwo je umieścić w jednym z jez. narodowych.
Założenia do umowy Partnerskiej opisane są na stronie: http://www.pl-by-ua.eu/upload/pl/Annex%20H%20assumptipns%20to%20the%20partnership%20agreement.pdf

15. Partner Wiodący dołącza do wniosku m. in. załącznik A4 (Oświadczenie wnioskodawcy o zapewnieniu środków niezbędnych do realizacji projektu). W przypadku gdy partner zagraniczny (np. z Ukrainy) wnosi wkład finansowy, czy również dołącza załącznik o zapewnieniu środków niezbędnych do realizacji projektu? Jaki jest wzór tego załącznika?
Zgodnie z Wytycznymi dla wnioskodawców punkt 2.1.1 w części poświęconej obowiązkom Partnera Wiodącego mamy podpunkt c/ podpisuje umowę ze WIZ dotyczącą całego budżetu projektu. W związku z tym ponosi odpowiedzialność finansową za środki z EISP i współfinansowanie wszystkich partnerów, w tym odpowiedzialność przed WIZ za całkowitą kwotę dofinansowania z EISP. Biorąc pod uwagę powyższe zapisy, prosimy aby zał. A4 - Oświadczenie wnioskodawcy o zabezpieczeniu środków podpisał wnioskodawca na pełną kwotę współfinansowania. Prosimy aby odpowiednia informacja o współfinansowaniu partnera Ukraińskiego znalazła się w budżecie projektu w części 3 - źródła finansowania w wierszu "Finansowy wkład własny Beneficjenta" - należy tu wpisać odpowiednie instytucje partnerskie oraz odpowiednie kwoty i udział % wkładu własnego poszczególnych partnerów. Prosimy również opisać powyższą sytuację w punkcie 1.9 wniosku aplikacyjnego "Partnership".

16. Czy jeden Wnioskodawca może złożyć więcej niż trzy wnioski? Czy też są jakieś limity?
Wytyczne dla wnioskodawców nie precyzują limitów składanych wniosków przez jednego wnioskodawcę. Zgodnie z Wytycznymi - wnioskodawca może złożyć więcej niż jeden wniosek, ale nie może uzyskać więcej niż trzy granty w ramach niniejszego naboru wniosków.

17. Czy Instytucje Finansów Publicznych są także zobowiązane do składania dokumentów finansowych (Aneks 3)?
Złożenie załącznika A3 dotyczącego dokumentów finansowych jest obowiązkowe dla wszystkich wnioskodawców.

18. Czy określono okres dot. przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu?
Zgodnie z punktem 16.2 Warunków Ogólnych (załącznik II do umowy grantowej), beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu (w tym: publikacji, broszur itp.) przez okres min. 7 lat od daty płatności końcowej.

19. Czy na etapie składania wniosku istnieje konieczność wskazania nazwy firmy wykonującej audyt projektu?
Nie. Na etapie składania wniosku muszą Państwo jedynie przewidzieć koszty audytu w budżecie, nie jest wymagane wskazywanie konkretnej firmy, która będzie przeprowadzała audyt.

20. Czy to możliwe że alokacja przewidziana na obecny nabór zostanie przydzielona wnioskodawcom którzy złożą dobre wnioski na początku naboru? Kiedy zacznie się proces wyboru wniosków?
To nie jest możliwe. Wszystkie wnioski złożone w czasie obecnego naboru będą oceniane po 1 marca 2010 roku (data kończąca nabór wniosków).

21. W przypadku grantów których wysokość przekracza 500 000 EURO. Jaki rodzaj raportu z audytu zewnętrznego jest wymagany? Czy jest jakiś dostępny wzór takiego raportu? Za jaki okres w/w raport jest wymagany?
W przypadku gdy wnioskowana kwota dotacji przekracza 500 000 EURO, dodatkowy raport audytu zewnętrznego (Załącznik A2) musi zostać załączony do wniosku. Nie ma wzoru takiego raportu. Przed złożeniem wniosku, wnioskodawca jest zobowiązany zlecić przeprowadzenie właściwego audytu instytucji audytorowi zewnętrznemu. Taki raport jest wymagany w celu sprawdzenia stabilności sytuacji finansowej wnioskodawcy. Raport musi być sporządzony za okres ostatnich trzech lat - tak samo jak w przypadku składania dokumentów finansowych - Załącznik nr A3. Złożenie Załącznika nr A2 nie jest obowiązkowe dla instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych.

22. Dlaczego Program nie zapewnia dostępu do informacji o Programie w języku białoruskim? Dlaczego istnieje wersja językowa polska i ukraińska a białoruska nie? Czym spowodowana jest taka sytuacja?
Oficjalnym językiem Programu jest angielski, w celu zapewnienie równego traktowania wszystkich stron. Wersja angielska wszystkich dokumentów jest wersją wiążącą. Kraje uczestniczące w Programie uzgodniły (za zgodą KE) że zostaną opracowane polska, ukraińska i rosyjska wersja językowa dokumentów tylko dla celów informacyjnych. Odnośnie języka w którym wypełnia się formularz wniosku, to decyzją Wspólnego Komitetu Monitorującego Programu ustalono iż będzie on wypełniany w jednym z następujących języków narodowych: po polsku, po ukraińsku lub rosyjsku.