Управління Програмою

Для цілей реалізації Програми булo створенo наступні структури:

- Спільний Моніторинговий Комітет (СМК)

- Спільний Орган Управління (СОУ)

- Спільний Технічний Секретаріат (СТС)

Спільний Моніторинговий Комітет

Спільний Моніторинговий Комітет (СМК), що складається з представників регіонів співпраці, центральних органів влади, а також інших представників, призначених кожною країною-учасницею, відповідає за якість та ефективність виконання Програми. Рішення приймаються цим органом на основі консенсусу. Таким чином, СМК приймає наступні рішення щодо Програми:

Затвердження робочих програм СОУ та СТС, перегляд адміністративних рішень Спільного Органу Управління;
Призначення членів оціночних комітетів;
Прийняття рішень щодо критеріїв відбору, остаточного вибору проектів і сум наданих грантів;
Прийняття рішень щодо обсягів і розподілу фінансування та ресурсів для технічної допомоги, в тому числі трудових ресурсів;
Розгляд всіх звітів, поданих Спільним Органом Управління, і, при необхідності, прийняття відповідних заходів;
На кожному своєму засіданні на основі документів, поданих Спільним Органом Управління, СМК оцінює та перевіряє результати ходу виконанняцілей Програми;
Розгляд спірних справ щодо повернення коштів, Спільному Органу Управління.

Регламент СМК

Склад членів СМК

Спільний Орган Управління

Функцію Спільного Органу Управління виконує Міністерство регіонального розвитку Республіки Польща. СОУ несе відповідальність за реалізацію Програми згідно з принципами раціонального управління фінансами, економії, результативності та ефективності, а також за законність та правильність її впровадження. Крім того, він повинен визначити відповідні правила та стандарти аудиту, контролю та системи обліку. Функції операційного керування та функції фінансового менеджменту розмежовано виконуються в рамках СОУ окремо. Міністр регіонального розвитку Польщі є головою Спільного органу управління.

До завдань СОУ зокрема входить:

затвердження контрактів для підписання;
встановлення системи моніторингу для збору інформації щодо ведення фінансового менеджменту, контролю, перевірок, аудитів і оцінки;
управління бюджетом технічної допомоги;
операційне супроводження та фінансове управління проектами, включаючи невідкладне інформування Спільного Моніторингового Комітету про всі спірні випадки з поверненням коштів;
складання щорічних операційних та фінансових звітів і подання звітів Спільному Моніторинговому Комітету та Європейськії Комісії;
створення рахунків Програми, отримання платежів від ЄК та переказ коштів на рахунки бенефіціарів та підрядників.

Спільний технічний секретаріат

Спільний технічний секретаріат створено СОУ для допомоги СОУ в щоденному управлінні Програмою. Штат СТС складається з польських, білоруських та українських громадян. На сьогодні в СТС працює 18 осіб. СТС виконує наступні функції:

організація засідань Спільного Моніторингового Комітету, виконання функцій секретаря засідання, а також ведення протоколу засідання;
підготовка пакету документів для заявника та іншої документації, відповідно до зразків, наведених у додатках до Практичного Посібника з контрактних процедур для зовнішньої діяльності ЄC, із необхідними змінами з метою врухування специфіки транскордонного співробітництва;
оголошення конкурсів проектних заявок та тендерів;
прийом та реєстрація проектних заявок;
участь в процесі оцінки проектів, організація засідань оціночних комітетів і виконання функції секретаря комітетів;
підготовка контрактів для підписання СОУ і перевірка всіх необхідних документів;
прийом та перевірка запитів на платіж та звітів, поданих бенефіціарами;
здійснення вибіркових перевірок (за рішенням СОУ);
виконання Плану з інформації та комунікації;
інші завдання СОУ з метою поточної реалізації Програми.

З метою забезпечення належної візуалізації Програми та інформування потенційних бенефіціарів, у Бресті (Білорусь) та Львові (Україна) було відкрито представництва СТС. Штат співробітників кожного представництва складається з 3 осіб. Ппредставництва, під наглядом СОУ та СТС, виконують наступні завдання: впровадження Плану з інформації та комунікації, організаційна підтримка засідань Спільного Моніторингового Комітету, сприяння в моніторингу проектів таінші завдання , пов’язані з виконанням Програми.